Kebijakan Privasi Portal BPKH Wilayah XXI

1. Siapa kami

Portal ini dikelola oleh Balai Pemantapan Kawasan Hutan Wilayah XXI Palangka Raya, Kementerian Kehutanan Republik Indonesia ("BPKH Wilayah XXI", "kami"), selaku pengendali data pribadi sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Kebijakan ini menjelaskan data apa yang kami kumpulkan melalui portal, untuk apa, dengan dasar apa, berapa lama disimpan, kepada siapa dibagikan, bagaimana kami melindunginya, dan apa hak Anda.

Kontak: tapal21@kehutanan.go.id

2. Data yang kami kumpulkan

2.1 Data akun

• Nama lengkap, alamat email, dan nomor telepon — Anda isi saat mendaftar. Alamat email diverifikasi dengan kode 6 digit yang kami kirim ke alamat tersebut.
• Kata sandi — disimpan hanya sebagai hash bcrypt. Kata sandi asli tidak pernah disimpan dan tidak dapat kami baca.
• Waktu persetujuan dan versi kebijakan privasi yang Anda setujui saat mendaftar.
• Untuk akun petugas: peran (hak akses), status verifikasi dua langkah, dan status aktif/nonaktif akun. Kunci verifikasi dua langkah dan kode pemulihan disimpan terenkripsi.
• Pendaftaran khusus balai replikasi meminta PIN akses balai. PIN tersebut hanya dicocokkan dan tidak disimpan pada akun Anda.

Akun portal dan akun aplikasi TAPAL 21 Map menggunakan basis akun yang sama: akun yang dibuat di salah satunya dapat dipakai di keduanya.

2.2 Data permohonan layanan

Saat Anda mengajukan permohonan (permintaan data dan informasi, analisis status dan fungsi kawasan hutan, verifikasi lapangan PIPPIB, verifikasi PNBP-PKH, atau tata batas areal kerja), kami memproses:

• nama dan nomor telepon pemohon (diambil dari akun), nama dan alamat instansi, serta jenis data atau layanan yang dimohon;
• dokumen yang Anda unggah, seperti surat permohonan dan dokumen persyaratan. Dokumen tersebut dapat memuat data pribadi, misalnya nama, jabatan, NIP, NIK, atau tanda tangan. Portal tidak meminta NIK pada formulirnya; mohon unggah hanya dokumen yang diminta dalam persyaratan;
• riwayat status permohonan, catatan telaah, surat koreksi, dan dokumen hasil yang kami terbitkan;
• Berita Acara Serah Terima (BAST): nama, NIP, jabatan, dan tanda tangan para pihak yang menandatangani.

2.3 Formulir lain

• Pengaduan masyarakat: nama, email, alamat, dan isi pesan.
• Survei kepuasan layanan: usia, jenis kelamin, layanan yang digunakan, penilaian, dan saran. Survei tidak meminta nama.
• Pendaftaran penguji aplikasi: nama, instansi, dan alamat email akun toko aplikasi.

2.4 Catatan kunjungan dan keamanan

• Log kunjungan: alamat IP, jenis peramban, dan sistem operasi, dicatat sekali per alamat IP untuk statistik jumlah pengunjung; bila Anda sedang masuk, juga ID dan nama akun.
• Log audit: catatan masuk dan keluar (berhasil maupun gagal, dan apakah verifikasi dua langkah dipakai), perubahan akun dan peran, penonaktifan akun, perubahan status dan disposisi permohonan, serta ekspor data dan unduhan dokumen — masing-masing dengan waktu, akun pelaku, alamat IP, dan jenis peramban. Log audit tidak memuat kata sandi, kode verifikasi, token, maupun isi dokumen.
• Log teknis untuk mendiagnosis gangguan. Sebelum ditulis, alamat email disamarkan dan nomor telepon, NIK/NIP, kata sandi, serta token dihapus dari isinya.

2.5 Cookie

• Cookie sesi dan cookie keamanan (CSRF) — wajib agar Anda dapat masuk dan mengirim formulir dengan aman. Sesi berakhir setelah 15 menit tanpa aktivitas.
• Google Analytics — cookie statistik untuk mengetahui halaman yang paling banyak dikunjungi. Kami tidak mengirim nama, email, atau nomor telepon Anda ke Google Analytics.
• Google reCAPTCHA — pada formulir masuk dan pendaftaran, untuk membedakan manusia dari program otomatis.

3. Untuk apa data digunakan

• Membuat, mengamankan, dan mengelola akun Anda, termasuk memverifikasi alamat email.
• Menerima, menelaah, dan menyelesaikan permohonan layanan, serta menerbitkan dokumen hasilnya.
• Memberi tahu perkembangan permohonan melalui email dan WhatsApp, dan menghubungi Anda bila ada yang perlu dilengkapi.
• Mengukur dan meningkatkan mutu layanan (survei kepuasan dan statistik kunjungan).
• Menjaga keamanan sistem: mencegah penyalahgunaan, menyelidiki insiden, dan menelusuri siapa melakukan apa atas data permohonan.
• Memenuhi kewajiban kearsipan dan pelaporan pelayanan publik.

4. Dasar pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, kami memproses data pribadi berdasarkan:

• persetujuan Anda, yang Anda berikan dengan mencentang persetujuan kebijakan ini saat mendaftar;
• pelaksanaan tugas pelayanan publik dan kewenangan BPKH Wilayah XXI di bidang pemantapan kawasan hutan, termasuk penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009;
• pemenuhan kewajiban hukum, antara lain kewajiban kearsipan berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009; dan
• kepentingan yang sah untuk menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan (log audit dan log keamanan).

5. Berapa lama data disimpan

• Data akun: selama akun Anda ada. Akun dapat dihapus atas permintaan Anda (bagian 8).
• Berkas permohonan, riwayat telaah, dan dokumen hasil: sesuai jadwal retensi arsip yang berlaku di BPKH Wilayah XXI, juga setelah akun dihapus. Setelah akun dihapus, berkas tersebut tidak lagi terhubung dengan nama, email, maupun nomor telepon Anda.
• Log audit: 1 (satu) tahun, kemudian dihapus.
• Log teknis: 14 hari, kemudian dihapus.
• Log kunjungan: selama diperlukan untuk statistik jumlah pengunjung situs.
• Kode verifikasi email: hangus setelah 10 menit.

6. Kepada siapa data dibagikan

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakannya untuk iklan. Data hanya diakses oleh:

• Petugas BPKH Wilayah XXI, sebatas perannya. Penelaah, misalnya, hanya melihat permohonan yang ditugaskan kepadanya.
• Instansi pemerintah terkait, bila penyelesaian permohonan atau peraturan perundang-undangan mengharuskannya.
• Penyedia layanan yang membantu kami: Meta Platforms (WhatsApp Business) untuk mengantar notifikasi ke nomor telepon Anda; penyedia layanan email untuk mengirim kode verifikasi dan pemberitahuan; serta Google (reCAPTCHA dan Analytics) sebagaimana bagian 2.5. Sebagian penyedia ini memproses data di luar wilayah Indonesia.
• Aparat penegak hukum atau instansi berwenang, hanya bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

7. Bagaimana kami melindungi data

• Seluruh komunikasi dengan portal menggunakan HTTPS.
• Kata sandi disimpan sebagai hash bcrypt; kunci verifikasi dua langkah disimpan terenkripsi.
• Petugas dapat mengaktifkan verifikasi dua langkah dengan aplikasi autentikator.
• Sesi berakhir otomatis setelah 15 menit tanpa aktivitas, dan percobaan masuk dibatasi.
• Akses dibatasi menurut peran, dan setiap tindakan penting tercatat dalam log audit yang hanya dapat dibaca Super Admin.
• Akun petugas yang berhenti bertugas dinonaktifkan sehingga tidak dapat masuk lagi.
• Log teknis disaring dari data pribadi sebelum ditulis.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang sesuai ketentuan UU PDP.

8. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak:

• mendapatkan informasi tentang pemrosesan data pribadi Anda, sebagaimana kebijakan ini;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda yang kami simpan;
• memperbaiki data yang tidak akurat — nama dan nomor telepon dapat diubah sendiri di halaman Profil, selebihnya melalui email;
• menghapus akun dan data pribadi Anda, melalui langkah pada halaman Hapus Akun. Berkas permohonan resmi tetap diarsipkan sebagaimana bagian 5;
• menarik persetujuan — caranya adalah menghapus akun; pemrosesan sebelum penarikan tetap sah;
• mengajukan keberatan atau meminta pembatasan pemrosesan; dan
• mengajukan pengaduan bila Anda menilai hak Anda dilanggar.

Ajukan permintaan melalui tapal21@kehutanan.go.id, sebaiknya dari alamat email yang terdaftar. Kami dapat meminta verifikasi untuk memastikan permintaan berasal dari pemilik data, lalu menanggapinya sesuai jangka waktu yang ditetapkan UU PDP.

9. Anak-anak

Portal ini ditujukan bagi instansi, pelaku usaha, dan masyarakat yang memerlukan layanan kehutanan, bukan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak.

10. Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah secara material, kami mengumumkannya di portal dan memperbarui tanggal berlaku dan nomor versi di bagian atas halaman ini. Versi yang Anda setujui saat mendaftar tercatat pada akun Anda.

11. Kontak

Balai Pemantapan Kawasan Hutan Wilayah XXI Palangka Raya, Kementerian Kehutanan Republik Indonesia
Email: tapal21@kehutanan.go.id